Årshjul

For at få det bedst mulige overblik over foreningens økonomi, er det en god ide at lave et budget, som er et overslag over det kommende års indtægter og udgifter.

Budgettet kan også være en guide og et beslutningsgrundlag til at justere både indtægter og udgifter, så der ikke kommer uforudsete likviditetsproblemer i løbet af året. Måske skal foreningen optage et lån, ændre nogle tidligere planer – eller måske har den overskydende kapital, som den skal beslutte sig for at bruge eller investere bedst muligt.

Budgettet kan også være en hjælp til jeres planlægning af større investeringer – hvis I for eksempel vil spare nogle penge op til et nyt klubhus i foreningen eller renovering af facaden i jeres ejendom.

Det er en god ide at have budgettet klart i god tid inden generalforsamlingen, så der er mulighed for at tage de nødvendige beslutninger om foreningens økonomi.

Årsregnskabet er den økonomiske årsrapport over aktiviteterne i jeres forening. Det skal give et retvisende og dækkende billede af jeres økonomi med kortfattede beskrivelser af de enkelte poster.

Det er bestyrelsen, der som udgangspunkt har ansvar for regnskabet, så det er vigtigt, at alle bestyrelsesmedlemmerne forstår og kan stå inde for indholdet. 

Hvis I får offentlige tilskud, skal I være opmærksomme på, at der kan være særlige krav til jeres regnskab.

Det er en god ide at have en revisor, som kan stå inde for, at I har lavet regnskabet efter de regler, der gælder for foreninger. 

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Den bliver afholdt en gang årligt, når årsregnskabet er færdigt. I vedtægterne står der ofte indenfor hvilken periode generalforsamlingen skal afholdes.

Vil I have en god generalforsamling, er det vigtigt at have en god dagsorden. 

Dagsordenen kan for eksempel indeholde

• Valg af dirigent
• Formandens beretning
• Godkendelse af årsregnskab
• Valg af bestyrelsesmedlemmer
• Gennemgang af det kommende års aktiviteter
• Eventuelle forslag, der skal stemmes om.

Det er også vigtigt at have en god dirigent – eller mødeleder - på generalforsamlingen. Det kan I forberede i god tid inden, så dirigenten ved, hvad han eller hun skal gøre. Men allerførst skal I indkalde på lovlig vis – og det er med de tidsfrister osv., der er fastlagt i jeres vedtægter. Send også dagsordenen med, så alle har mulighed for at forberede sig inden.

Hvis der er bestyrelsesmedlemmer eller andre valgte, som træder ud af bestyrelsen, er det en god ide så tidligt som muligt inden generalforsamlingen at forsøge at finde medlemmer, der har lyst til at stille op. Så undgår I at stå uden egnede og villige kandidater under selve generalforsamlingen.

Sørg også for at have aftalt, hvem der skriver referat fra generalforsamlingen. Referatet skal som minimum beskrive, hvor mange der er mødt op, og hvilke beslutninger der er truffet.

Mødelederen skal have styr på formalia – konstatere, at generalforsamlingen er lovligt indkaldt, notere, hvem der er til stede, og sørge for, at man kommer igennem alle punkter på dagsordenen.

Alle medlemmer har tale- og stemmeret på en generalforsamling, og det skal stå i foreningens vedtægter, hvordan den træffer beslutninger på generalforsamlingen.

Beslutninger træffes normalt med almindeligt simpelt flertal, hvor mere end halvdelen stemmer for forslaget. Større beslutninger – for eksempel vedtægtsændringer eller ændringer af bygninger o. lign. – skal normalt vedtages med et kvalificeret flertal. Det betyder, at 2/3 af dem, der stemmer, har stemt for forslaget, eller at 2/3 af foreningens medlemmer stemmer for forslaget. 

Beslutninger kan også træffes med et dobbeltkvalificeret flertal. Det betyder, at mindst 2/3 af medlemmerne er mødt op og at 2/3 af dem, der stemmer, har stemt for forslaget. Der kan også være beslutninger, som er så indgribende, at alle medlemmer skal stemme for.

Referatet skal underskrives af dirigenten, og det kan eventuelt sendes til eller være tilgængeligt for alle i foreningen.

Indtil næste generalforsamling er det bestyrelsens opgave at føre de beslutninger, der er truffet på generalforsamlingen, ud i livet.

Bestyrelsesmøder bliver normalt holdt uden brug af særlige regler. Men bestyrelsen kan vedtage en forretningsorden med rammer for, hvor og hvornår der skal være bestyrelsesmøder – og krav til beslutningsprocessen. Det skal stå i vedtægterne, hvornår bestyrelsen er beslutningsdygtig - og normalt bliver beslutningerne vedtaget med almindeligt flertal.

Skriv altid et referat fra bestyrelsesmødet med alle bestyrelsesmedlemmernes underskrifter. 

Gode sponsorer kan være en rigtig god indtægtskilde for en forening. At skabe og vedligeholde en god sponsoraftale er tidskrævende – men også meget givende, da det tvinger foreningen til at tænke kreativt, se frem og forstå sponsorernes verden og deres ønsker.

Inddrag foreningens medlemmer, så I sikrer jer, at I udnytter alle de personlige kontakter, I har. Og lav en plan for, hvem I vil kontakte hvornår. Sæt jer ind i, hvad det er for en virksomhed, I kontakter, så I kan målrette jeres præsentation af foreningen. Og overvej, hvad I kan gøre for virksomheden til gengæld for deres sponsorat af jer. De skal føle, at de får værdi for pengene i form af PR, reklame, arrangementer osv.

Det er vigtigt at følge op på sponsoratet over tid – og at udvikle det, så jeres sponsorer er glade. 

Det kan være en god ide at lave et sponsorudvalg, så der er en eller flere personer, der har ansvaret for at koordinere jeres indsats.

Som forening har I måske en eller flere events hen over året, hvor I sælger mad og drikkevarer til deltagerne, samler penge ind til et særligt formål eller sælger donationer på et loppemarked eller en auktion.

Vær opmærksom på, at der eventuelt skal indhentes tilladelse til indsamling.
Læs mere hos Indsamlingsnævnet