Optagelse af samtaler og online møder

Indgående og udgående opkald via telefon og MS Teams samt online møder kan blive optaget og gemt til brug for efterlevelse af lovgivningsmæssige krav og dokumentation.

Det er kun lyden, der optages i forbindelse med samtalerne herunder også ved online møder. Der optages ikke billeder og video. 

Læs i nedenstående, hvordan vi behandler optagelser af samtaler via telefon og MS Teams samt online møder (alle i det følgende benævnt ”samtaler”).

Formål og retsgrundlag til optagelse og opbevaring af samtaler

Samtaler optages og gemmes for at dokumentere indholdet af vores kommunikation med dig og anvendes til de formål, der er angivet nedenfor:

Vi optager og gemmer samtaler, som relaterer sig til investeringsydelser, for at overholde vores journalføringsforpligtelser i medfør af MiFID II-reguleringen og Markedsmisbrugsforordningen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

Derudover optager og gemmer vi samtaler, til brug for dokumentation for, hvad der er sagt, sket og aftalt under samtalen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Notifikation om optagelse

Når du ringer til en medarbejder, bliver du informeret, hvis samtalen bliver optaget. 

Når du taler med os om investeringsydelser, kan vi i en række tilfælde optage samtalen uden at fortælle dig om det, når det sker. Hvis det er tilfældet, er du tidligere blevet informeret om optagelser i forbindelse med en aftalerelation med os.

Ved afholdelse af online møder bliver du informeret om optagelsen i mødeindkaldelsen samt i den efterfølgende e-mail, du modtager med link til mødet.

Brugen af enkelte optagelser i konkrete tilfælde

Håndtering af klager og imødegåelse af sikkerhedshændelser
Vi kan lytte til optagelser af samtaler med henblik på at undersøge konkrete sager, f.eks. klager fra dig og sikkerhedshændelser, herunder sager om potentiel svindel eller sager om trusler mod dig, banken eller ansatte, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, jf. art. 6, stk. 4, og databeskyttelseslovens § 5, stk. 2.

Compliance og risikostyring
Vi kan lytte til stikprøver af optagne samtaler til brug for kontrol og sikring af Danske Banks overholdelse af interne og eksterne regler i forbindelse med compliance og risikostyring, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, jf. art. 6, stk. 4 og databeskyttelseslovens § 5, stk. 2.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi er i medfør af MiFiD II-reguleringen forpligtede til at opbevare optagne samtaler relateret til investeringsydelser i 5 år, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. Herefter slettes de som udgangspunkt løbende automatisk, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 1, litra e.

Vi gemmer samtaler optaget til brug for de øvrige formål i 13 måneder, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Samtalerne slettes 60 dage efter opbevaringsperiodernes udløb. De 60 dage giver os mulighed for at påbegynde behandlingen af en sag, hvor optagelserne indgår i sagsbehandlingen, og hvor henvendelse om sagen modtages umiddelbart før opbevaringsperiodens udløb.

Hvis du eller din samtalepart i Danske Bank gør brug af rettighederne i databeskyttelsesforordningen, ved f.eks. at anmode os om indsigt i en optaget samtale, vil vi i forbindelse med anmodningen gennemgå samtalen, og herefter gemme filen i det omfang, det er nødvendigt for at sikre dokumentation for overholdelse af vores forpligtelser, hhv. imødegåelse af evt. afledte klager, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Hvis du anmoder os om at begrænse behandlingen af en optaget samtale i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 18, vil det indebære, at vi er forpligtet til at opbevare optagelsen i det tidsrum, som begrænsningen er gældende i, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
Hvis en optagelse inddrages i en konkret klagesag eller i sikkerhedshændelser, slettes samtalen først, når denne eller disse sag(er) eller hændelse(r) er endeligt afsluttet i overensstemmelse med forældelsesregler, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Relaterer optagelsen sig til flere forskellige formål, gemmes den i overensstemmelse med den længste opbevaringsperiode.

Ret til at gøre indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger i forbindelse med optagelse af samtaler i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 21. Det gælder bl.a., når vi har optaget samtalen på baggrund af vores legitime interesser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Øvrig information og dine rettigheder

Efter omstændighederne har du ret til indsigt i, berigtigelse eller sletning af personoplysninger og/eller begrænsning af behandlingen. Læs mere om dataansvar, deling af oplysninger og dine rettigheder i vores privatlivspolitikker for privatkunder og privatpersoner og erhvervskunder.